ORGANIZACION TECNICA DE ARCHIVO:SISTEMAS: SISTEMAS

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SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN ALFABETICA

Principio de ordenación  

Se denomina principio de ordenación a la organización que se da a las carpetas, según una base determinada y siguiendo una secuencia lógica.  La organización de los documentos por cualquier sistema  que se elija, exige que la persona responsable sepa archivarlos  técnica y correctamente para su rápida y fácil localización en el momento que se requiera.

Los principios universales son:

ALFABETO

Llamado también con nominativo, consiste en ordenar los nombres por las letras del alfabeto.  

Se apoya en una base de conocimientos universal, que es el alfabeto.

Este principio se divide en:

·        Nombres de personas naturales o nominativo

·        Nombres de razones sociales o jurídicas

·        Asuntos, temas o materiales

·        Nombres de lugares geográficos

Es un sistema directo por que los documentos pueden consultarse leyendo el nombre en la carpeta.

NUMERICO

Este principio se apoya en los números. Es un sistema directo, requiere como auxiliar un tarjetero alfabético se divide en:

·        Consecutivo  

·        Codificado

CRONOLOGICO AUXILIAR DE VENCIMIENTOS

Se basa en la cronología o ciencia auxiliar de la historia, que computa el tiempo y dice cuando ocurre un suceso.  

ORDENAMIENTO ALFABETICO NOMINATIVO

PERSONAS  NATURALES

El nombre de una persona esta compuesta por sus nombres  (que en algunos casos se compone de 2 o 3 palabras) y sus apellidos. Es decir los nombres de personas naturales se conforman de dos unidades y cada unidad puede tener uno o dos elementos. En  el caso de homónimos (nombres y apellidos iguales), resulta ser un tercer factor de ordenamiento, el seudónimo, la profesión, la ciudad de origen, ola identificación.

Cada una de las palabras, letras o abreviaturas  que forman parte de un nombre se consideran como una unidad de clasificación independiente.

·        Cuando se tratan de personas naturales se trabaja primero con los apellidos y después con los nombres.

1 unidad	2 unidad	3 unidad	4 unidad
Gonzales	Botero	Beatriz	Eugenia
Jara	Castaño	Juan	Carlos
Botero	Acosta	Carlos	Andrés