ARCHIVO

TÉCNICA DE ARCHIVO       (   PROFESORA    CLAUDIA)    febrero 27 de 2012

BIENVENIDOS A MI BLOG

COMPETENCIAS: tener el  conocimiento

Actitud para realizar                                                    

Habilidad

Logros

Motivación

Capacidad

Destrezas

Actitud +Competencia +Habilidad = Producto

ASISTENTE DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Educación para el trabajo y el desarrollo humano                           Marco normativo

Alternativa para el diseño de nuestra oferta educativa

EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

Es la ofrecida  con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspecto académico y laboral sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal.

Se organiza en un PEI= Plan educativo de la institución

Para obtener programas flexibles y coherentes con la necesidad y expectativas de las personas, la sociedad, las demandas del  mundo laboral y del sector productivo.

NORMAS QUE LA REGULAN

LEY 115 de 1994

LEY 1064 de 2006 (SALUD

DECRETO 190 de 1996 (INSPECCIÓN Y  VIGILANCIA DE LA EDUCACION)

DECRETO  2020 de2006 (SCAFT)

DECRETO 2006 de 2008 (SALUD)

ACUERDO 41 de2009 (AUTOMOVILES)

RESOLUCION 3245 de 2009

DECRETO 3726 de 2009

DECRETO 4904 de 2009

ENSAMBLAR

ARMADORES

ACCESORIOS

PRUEVA

PRUEVA VISUAL

PRODUCCION

INVESTIGAR:

LEY, DECRETO, ACUERDO, RESOLUCIÓN

          NORMA DE COMPETENCIA  LABORAL

Lo que una persona debe ser  capaz de hacer.

La forma en que puede juzgarse si lo que hizo este bien hecho.

Las  condiciones que la persona debe, mostrar su actitud.

ANALISIS  FUNCIONA           Identifica y enuncia el propósito clave del sector  y las funciones que se realizan para el trabajo        Metodología de Análisis Funcional

FUNCIONES  CLAVES:

Organizar

Documentar

Archivar

Verificar

FUNCIONES PRINCIPALES:

Plan de trabajo

Organizado

Contribuciones

Cumplimiento

Acatar  Órdenes

Contribución individual

NIVELES DE COMPETENCIA

Conocimiento de lo necesario actividades predecibles.

MARCO DE ANALISIS DE LAS COMPETENCIAS

Referente de la   EDUCACIÓN O FORMACIÓN  

Lo que podría                Lo que debería                  Lo que tiene que

Saber-hacer                   Saber-hacer                        Saber-hacer                  

      

                                   Referente de  TRABAJO

DINAMICA DE LA FORMACIÓN POR COMPETENCIA

Metodología de Análisis funcional      Elaboración normas de competencia      Diseño curricular

              FASE   0                                            Competencia  FASE  1                                 FASE  2

        Desarrollo  Curricular                                                   Administración     Curricular 

             FASE   3                                                                                 FASE  4

                                       

                       Trabajadores con competencias en una función productiva

¿Cómo ARTICULA EL MUNDO DE LAS COMPETENCIAS  LABORALES CON EL MUNDO DE LA FORMACION?

RTA/ Teniendo en cuenta mi formación y capacidades, habilidades  y complemento

RALACION INCLUCIVA  ENTRE LOS ENTORNOS DE ADAPTACION SUS PRICIPALES ACTORES

Entorno  social y productivo.

SELECCIÓN DE AREAS

Identificar  las aéreas ocupacionales que requieren prioritariamente la elaboración de programas de formación

Necesidad de calificar los trabajadores como soporte de mejoramiento de la competitividad empresarial

OCUPACIONES:

Alta  incidencia                Productividad empresarial, calidad de bienes y servicios

Déficit en el mercado laboral

Exigencias legales de certificación

Nuevos en el mercado laboral

Déficit en regiones que desarrollan macro proyectos

Programas de formación atrasados u obsoletos

COMPETENCIAS DE LA EDUCACION

Las competencias fundamentales son:

BASICA.

Comunes  a todas las  ocupaciones            Educación Básica

GERENCIAS:

Comunes a un conjunto de aéreas ocupacionales         Educación  Media

ESPECIFICAS:

Dirección

Supervisión

Control

Operación

Investigación

Ingeniería

FORMACION PROFESIONAL:

SENA

Empresa

Media Técnica

Superior

Investigación e Ingenierías

Trabajador Competente

Destrezas

Comportamientos

Valores 

Conocimientos

            

¿QUE ES UN TRABAJADOR COMPETENTE?

Es una persona que demuestra resultados efectivos calidad y desempeño de sus funciones

Basadas en sus conocimientos, estresas, comportamiento y valores.

COMPETENCIAS:  

Son las  habilidades destrezas, capacidades, logros que desarrolla el ser  humano en el ámbito social, personal  y laboral para llevar a cabo en la vida

.Comprometidas en el desarrollo laboral  y personal para avanzar a la excelencia ayudando a transformar y empujar a mis compañeros a los conocimientos.

CAPACIDAD. De aplicar conceptos intelectuales físicas y de aprendizaje en un campo real.

OBJETIVO: Tiene como referencia, implantar mejores personas para dicha sociedad.

DEBILIDADES: Las competencias nos llevan a tener  un único enfoque con un extenso parlamento y campo de acción

FORTALEZAS: Dar  conocimiento pleno de lo que quiero  desempeñar.

EMPRESA:

Archivar: desempeñando mis conocimientos adquiridos como la organización interactuar con cada uno títulos emergentes de dicha empresa, crear un trabajo único y con la capacidad de ayudar a otros.

ARCHIVO                    (PROFESORA     ELIZABETH GONZALES)      febrero 28 de 2012

APRENDIZAJE:

Portafolio de Evidencias: Para archivo

Una carpeta de yute  tamaño oficio

Legajador plástico

Las fotocopias

PROGRAMA PROYECTO FORMATIVO

Producción de aprendizaje:

NTC=NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS

PROTOCOLO: DE LOS DOCUMENTOS

Curso de ingles

Office  completo                             Se debe realizar progresivamente

Meca net (digitación)

DOCUMENTOS OFICIALES             Correspondencia antiguamente

1. 75 a 90 grs  :   Normatividad de Papeleo
2. TLC  : Tecnologías de la  Información y la Comunicación
3. PGD :   Programa de Gestión Documental

FUID:    Formato único de inventario documental

PHVA: Planear, hacer,  verificar,  analizar (seguimiento de control)

DOCUMENTOS OFICIALES:

Puesto de trabajo

T.L.C: TECNOLOGIA

INTERNET: Red de la empresa interna

LECTORES

TELEPRONTER: Desactualizado

MECANET

COTEJO

CONOCIMIENTOS DE PRCESO

TECNICAS DE DIJITACIÓN

FORMATO O PLANILLAS

RESULTADOS DE COMPETENCIAS

IMAGEN CORPORATI VA

PRICIPIOS CORPARATIVOS:

Manual de funciones y procedimientos

Encuestas

Manual de procedimientos

Imagen personal interna y externa

Relaciones inter personales

Precedencias

Etiqueta social y empresarial

Manejo de la agenda (cumplir)

Libretas de calificaciones del cliente

Código de etiqueta del archivista

Portafolio de archivista

NORMAS DE CORTECIA POR TELEFONO

C.R.M: La relación con los clientes

TRAMITAR LAS NORMAS DE ARCHIVO:

Producir

Elaborar  documentos

Servir al cliente

Tramitar documentos

GESTIÓN DOCUMENTAL

Correo certificado 472

ORGANIZAR ARCHIVOS DEGESTIÓN

Oficina

Activo

CONOCIMIENTOS

Antecedentes de archivo

Introducción a las ciencias auxiliares

CICLO: P.H.D.A:

Planear

Hacer

Verificar

Analizar

METRO LINEAL

ETICA:

Promover la interacción (transversal)

Comprender  texto en ingles

Transversal

Cultura física

Comunicación social

Sistemas.

                                             

COMPETENCIAS: producir los documentos que se originan de las funciones administrativas siguientes a las normas técnicas  y la legislación vigentes

GENERALIDADES DE LA EDMINISTRACIÓN DOCUMENTA

NORMAS DE GESTIÓN:

Objetivo

Concento

Almacenar

FUNCIONES:

Control

Mantenimiento

Almacenamiento de documentos

Desgaste de documento

Recuperación de información

VOCABULARIA ARCHIVISTA (44)

1 Administración documental

2  Casillero

3  Clasificación

4  Conservación

5  Cronológico

6  Documentación

7  Documento

8  Epístola

9  Estructura funcional

10 Expediente

11 Facsímil

12 Filatelia

13 Flujo

14 Flujo Grama

15 Foliación- Folio (no foleo)

16 Folio

17 Franqueadora

18 Franquicia

19 Gestión de documentos

20 Minuta

21 Original

22 Radicación

23 Registrar

24 Prescripción

25 Preclusión

26 Plazo Preacional

27 Archivo

28 Archivo de Gestión

29  Archivo Histórico

30 Archivo Intermedio

31 Legajo

32 Perforar  Realizar

33 Rotular

34 Marbete

35 Usuario

36 Ordenación

37 expurgo

38 Transferencia

39 Selección

40 Tablas de Retención

41 Fondo documental

42 Serie

43 Subserie

44 Tipo documental

45 Selección documental

46 Preservación

47 Caja x 300

48 Caja x200

COMUNICACIÓN  INFORMACIÓN Y DOCUMENTO

Datos

Comunicación: Transmisión de un mensaje, Emisor, Receptor

Documento: es el que contiene información

Mensaje, Soporte y signo

DOCUMENTOLOGIA: es todo objeto físico

MUSEOLOGÍA: objeto que pueden exhibirse

HISTORICO: testimonio del pasado humano

BIBLIOTECOLOGIA: mensaje cultural que se edita

ARCHIVOLOGIA: texto que surge de la tramitación

DERECHO: texto con validez legal

DIPLOMATICA: escrito en papel

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registra una actividad administrativa, deja testimonio de  su  realización en memoria de ella: puede  ser  usado para la planeación, asignación de recursos, la toma de decisiones el control administrativo y en general, para todo lo que tiene que ver con la agilidad económica y efectiva de la gestión administrativa. Es además garantía de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institución, memoria de esta relación y de la práctica social que regia.

VALOR DEL DOCUMENTO.

Administrativo

Fiscal

Legal

Científico

Económico

Histórico

Cultural

LEY 594-2000

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

SOPORTE: Material físico

TECNICA: Medio que fija

ESCRITURA: Código y signo

ESTRUTURA: Documentos, manera de hacer la carta

CONTENIDO O  ASUNTO: Mensaje

                                                                                                                            

EL CICLO VITAL  DEL DOCUMENTO

ARCHIVO SE DIVIDE EN TRES

ARCHIVO DE GESTIÓN OFICINA: se produce

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: se tramita

ARCHIVO HISTORICO O INACTIVO EN EMPRESAS: disposición final, eliminación selección digitación  o muerte

Transferencia primaria de documentos

Transferencia secundaria de documentos

Solo hay un archivo en la empresa, el cual es denominado fondo documental

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

Estructura física o contenido. Signos

CARACTERES INTERNAS:

ENTIDAD PROMOTORA: Razón socia

ORIGENES FUNCIONALES: Cargo y firma del responsable

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN: Indica donde y cuando

CONTENIDO SUSTANTIVO: Se refiere al asunto o tema

CARECTERES EXTERNOS:

CLASE: Textual, no textual

TIPO: Carta, memorando, circular, informe, acta.

FORMA: Original o copia

FORMATO: Expediente, legajo, libro o unidad archivable  

CANTIDAD: Ejemplares   1,  2,  3,  4.

CARTA:

Bogotá  D.C., 07 de marzo de2012

Señores

U.D.C.A.

Coordinadora convenio

Asunto:      Solicitud préstamo de instalaciones

                   Saludo: Cordial

                   De la manera más atenta solicito a usted, el préstamo de sus instalaciones para llevar a cabo la formación de los aprendices en los programas………..

                   Agradezco su atención  y pronta colaboración o respuesta

Atentamente,

Jenny Roa Gil

Gerente administrativo

Temas: Formulas de saludos y despedidas y redacción en documentos empresariales.

SALUDOS.

Reciba un cordial saludo

Estimado señor, (dependiendo el grado de distinguido, confianza)

En atención a, (su solicitud, inquietud, se cita el asunto anterior)

En respuesta a, (su planteamiento, pregunta, resolución, se cita el asunto)

Apreciado señor, socio, (dependiendo del agrado de confianza)

Reciba nuestro atento saludo

DESPEDIDAS.

En espera a su respuesta

Si deseo recibir información mas detallada

Disculpen las molestias ocasionadas, (dependiendo del asunto)

Confiando en su profesionalidad quedo a la espera del argumento que desee exponerme, (sustentar, depende al documento o asunto).

Cordialmente se despide

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

Caracteres, series, diferentes tipos de documento, memo, etc.

1) Clasificación según su clase:

Documentos textuales

Documentos no textuales

Documentos  Iconográficos

Documentos Sonoros

Documentos Audiovisuales

Documentos Magnéticos

Documentos Materiales

2) SEGÚN LA TRADICION DOCUMENTAL O FORMA DE TRASMISION

Original

                Copia

                Borrador

                Minuta (Notas y Bocetos)

3) Según su contenido

Documentos dispositivos o imperativos

Documentos testimoniales  o probatorios

Documentos informativos o noticiosos

Documentos sustantivos o característicos

Documentos comunes o facilitativos

4) SEGÚN EL GRADO DE ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS

Documentos que deben ser publicados

Documentos de libre acceso

Documentos no clasificados con grado de confidencialidad

Documentos confidenciales

5) SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O AUTOR

Documentos públicos

Documentos privados

6) SEGÚN SU FUNSION EN EL TIEMPO

Documentos vitales

Documentos importantes

Documentos útiles

Documentos no esenciales

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Hace referencia a la edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil, los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (tramite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL

MOMENTO DE GESTION              MOMENTO INTERMEDIO                            MOMENTO PERMANENTE           

     Pre archivo                                                                                                                           Histórico, Institucional

                                                                                                                                                                  Histórico

                1                                                        2                                                                                           3

         Edad                                                             Edad                                                                 Edad

Momento de la Planeación               Momento de Vigencia                      Fase permanente o  Histórica

Momento de la Elaboración            Momento de plazo precaucionar 

Momento de la tramitación            Momento de la tramitación   

NTC: NORMAS TECNICA COLOMBIANAS

3393: NTC CARTAS

3369: NTC SOBRES

3234: NTC CIRCULAR INTERNA

3397: NTC MEMORANDO

3394: NTC ACTA ADMINISTRATIVA

LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA COLOMBIANA

1.0          LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY 594 de JULIO 14 de 2000

Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones           

EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA

TITULO  I

OBJETO AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

TITULO III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

TITULO IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVO

TITULO V

GESTION DE DOCUMENTOS

TITULO VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

TITULO VII

SALIDA DE DOCUMENTOS         

TITULO VIII

CONTROL Y VIGENCIA

TITULO IX

ARCHIVOS PRIVADOS

TITULO X

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

TITULO XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

TITULO XII

ESTIMULO A LA SALVAGUARDIA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA  NACION

TITULO XIII

DISPOSICIONES FINALES

2.0          RELACION DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS

LEYES

DECRETOS

ACUERDOS

CIRCULARES

RESOLUCIONES

TEMAS

REGLAS ORTOGRAFICAS

USA DE LA B –V Y HOMOFONAS

Acento Diacrítico

Acento diacrítico o tilde diacrítica a la tilde que se emplea para distinguir significados en pares de palabras, habitualmente monosílabas, de las cuales una es regularmente tónica, mientras que la otra átona en el habla, marcando el acento de la tónica.

Acento enfático

Este tipo de acento se usa para marcar el énfasis en las oraciones interrogativas y exclamativas; el acento enfático no cambia el significado de las palabras acentuadas. La función de este acento es la de indicar mayor fuerza en la expresión.