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ACTIVIDAD SEMANA
SANTA
1. Investigue como que son los sistemas de ordenación: (alfabético, onomástico, toponímico,
temático, numérico, cronológico) y presente un ejemplo de cada uno.
SISTEMA
DE ORDENAMIENTO ALFABETICO
Definición
Tiene como principio universal, el uso del
alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios. Es un sistema
directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas
del archivador directamente.
El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos
dividir en :
a) Alfabético
por nombres de personas naturales
b) Alfabético
por nombre de personas jurídicas o de empresas
c) Alfabético
por Asuntos o temático
d) Alfabético
Geográfico
SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO POR NOMBRES ONOMASTICO
Definicion
Sistema que se lleva únicamente cuando el
archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a
nombres de personas.
Para
Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.
Los
nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de
acuerdo con este orden
Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros
datos aclaratorios
2. Apellidos con prefijos y partículas
En los apellidos que tienen partículas se
considera la partícula como parte de la
unidad de ordenamiento.
Sistema de Clasificación Alfabético
Apellidos Compuestos
Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.
Nombre de Mujeres casadas y viudas
En los países de habla hispana, el apellido paterno no
desaparece, para efectos legales y comerciales, ni es obligatorio cambiar el
documento de identificación, por el hecho de cambiar de situación civil
.(Matrimonio o viudez).
Sistemas
de Ordenamiento Toponímico
Definición
El sistema toponímico o alfabético
geográfico, como su nombre lo indica, es la ordenación de las series y
subseries documentales alfabéticamente por nombres lugares. Este tipo de
ordenación puede basarse en países, estados, territorios, zonas, direcciones,
entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la
documentación y a las necesidades administrativas.
El sistema toponímico tiene un campo de
acción sujeto a restricciones de carácter territorial. Para la identificación
de las guías y subguías siempre se hace necesario un mapa.
Sistemas
de Ordenamiento Temático
Definición
Es la ordenación alfabética de las series y
subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que
permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma
gestión administrativa.
Este sistema supone una definición exacta concisa,
específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la
difusión de los mismos, para que todas las dependencias conserven hasta donde
les sea posible, los mismos asuntos generales.
Sistemas
de Ordenamiento Cronológico
Definición
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una
carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte
posterior o inferior, y el más reciente en la superior.
Sistemas
de Ordenamiento Numérico
Definición
Consiste en asignar números consecutivos a
las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas,
para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de
cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en
un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar
las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el
archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas
carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
EJEMPLOS
Nombre A Ordenar
|
Palabra Principal Primer Apellido
|
Palabra Principal Por Tema
|
Palabra Principal por Toponímico
|
Palabra principal por numero
|
Palabra principal cronológico
|
Juan Molina Díaz
|
Camargo Peralta José Antonio
|
Proveedores 2012
|
Colombia
|
1.1 Juan
|
Enero 2012
|
Rafael Ayuso Gómez
|
Galvis Martínez Alfredo
|
Recibos de caja
|
Venezuela
|
1.2 Rafael
|
Febrero 2012
|
2. Organice
la siguiente lista de nombres de acuerdo con el abecedario, teniendo en cuenta
que la primera unidad de clasificación son los apellidos y la segunda los nombres, así:
R//
a)
Camargo Peralta José Antonio
b)
Galvis Martínez Alfredo
c)
Galvis Rubio Luis Alfredo
d)
Jiménez Ortiz Abelardo
e)
Pérez Acosta Andrés
f)
Pérez Días Carlos Andrés
g)
Rey Vargas María Camila
3. Consulte
qué es la, y todo lo relacionado con la misma.
(Adjunto se encuentra la Ley en
pdf, pero deben responder ampliamente los interrogantes iníciales qué, para
qué, cuándo, etc.)
¿Para qué sirve, ley 594 de 2000?
R// La ley 594 de 2000 sirve para establecer las reglas y principios
generales que regulan la función del
archivista del Estado, en esta se
encuentran la definición de términos los
organismos de control y vigilancia , existen una variedad de normas y
reglamentos en leyes, decretos y códigos que reglamentan el manejo,
conservación y acceso a la información contenida en los documentos de archivo,
dentro de los cuales se destacan los códigos de procedimiento civil,
contenciosos administrativos, código penal y código del comercio
¿Cuándo Fue Creada?
Recibe el nombre de Ley General De Archivo la
cual se
creo el 14 de julio de 2000 fue aprobada por el presidente Andrés
Pastrana, el presidente del senado
Miguel Pinedo Vidal, el ministro de hacienda y crédito publico Juan Camilo
Restrepo Salazar, el ministro de cultura Juan Luis Mejía Arango , donde se
decreta que la procuraduría general de la nación y la contraloría general de la República prestaran el todo el apoyo en lo de
su competencia al Archivo General de la Nación la ley empezó a regir
apatir de la fecha de su publicación
4.
Consulte el código de ética del archivista y
responda cuál de los artículos le gustó
más y porqué.
1. El archivista protegerá la integridad de los
bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del
pasado.
La primera misión del archivista consiste en
proteger la integridad de los documentos,
Conservarlos y custodiarlos. Simultáneamente
velará por la legitimidad de los
documentos, factor que, en ocasiones, puede
entrar en conflicto con intereses y
derechos de los empleados, propietarios,
usuarios y en contradicción con el pasado, el presente y el futuro. Actuará
siempre con objetividad e imparcialidad. Resistirá las presiones provenientes
de cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas o
distorsionar los hechos.
¿Por
qué?
Por que
es la primer paso del Archivista , según lo que he visto en clase es lo
mas importante el proteger la integridad de los documentos
